Bayerisches Staatsministerium für Unterricht und Kultus
I.
Absage von Schülerfahrten sowie Schüleraustauschmaßnahmen we- gen des Coronavirus – COVID-19; Übernahme von Stornokosten
Anlage: Antragsformular
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Schreiben vom 13. März 2020 (Az. II.1-V7300/41/4) zur Einstellung des Unterrichtsbetriebs aufgrund der Ausbreitung der neuartigen Atemwegser- krankung COVID-19 hat Herr Staatsminister Prof. Dr. Piazolo Sie u.a. dar- über informiert, dass eine Erstattung der Aufwendungen für Stornokosten für nicht angetretene Schulfahrten sowie Schüleraustauschmaßnahmen beab- sichtigt sei, und nähere Festlegungen hierzu angekündigt.
Maßgaben zur Absage von Schülerfahrten sowie Schüleraustausch-
maßnahmen
Die Schulen haben aufgrund der Ausbreitung des Corona-Virus geplante Schülerfahrten und Schüleraustauschmaßnahmen abgesagt oder bereits gebuchte Fahrten storniert. Gemäß der Allgemeinverfügung des Bayerischen Staatsministeriums für Gesundheit und Pflege vom 13. März 2020 (Az. G51-G8000-2020/122-65) entfallen ab dem 16. März 2020 bis einschließlich
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19. April 2020 neben dem Unterricht auch die sonstigen Schulveranstaltungen. Für den daran anschließenden Zeitraum wurde bisher von einer generellen Vorgabe abgesehen. Mit einer baldigen Entspannung der Situation ist auch angesichts der am 17. März 2020 ausgesprochenen weltweiten Reisewarnung des Auswärtigen Amtes, die aktuell bis mindestens Ende April 2020 gilt, leider nicht zu rechnen.
Bis auf Weiteres gilt daher:
Bereits gebuchte Schülerfahrten und Schüleraustauschmaßnahmen,
die nach dem 19. April 2020 bis zum Ende des Schuljahres 2019/2020 stattfinden würden, sollten aufgrund der dynamischen, nicht abzuse- henden Entwicklung grundsätzlich abgesagt oder – sofern möglich – auf das nächste Schuljahr verschoben werden.
Dabei ist zu bedenken, dass derzeit nicht absehbar ist, ab welchem Zeitpunkt solche Fahrten überhaupt wieder durchgeführt werden können (vgl. auch die momentanen Reisebeschränkungen), aber auch, dass sich durch eine frühzeitige Absage einer Fahrt anfallende Stornokosten ggf. reduzieren bzw. im Fall einer möglichen Umbuchung vermieden werden können. Zudem ist zu berücksichtigen, dass sich die Schulen nach Wie- deraufnahme des Unterrichts die Möglichkeit erhalten sollten, die verblei- bende Schulzeit für den regulären Unterricht zu gestalten.
Es ist uns sehr wohl bewusst, dass die Vorbereitung der jeweiligen Ver- anstaltungen viel Zeit, Mühe und Engagement gefordert hat und sich alle Beteiligten auf deren Durchführung freuen. Aus den bekannten überge- ordneten Gründen, nämlich der Eindämmung der Verbreitung des CO- VID-19, halten wir diese Empfehlung jedoch für erforderlich.
Es dürfen derzeit keine neuen Schülerfahrten und Schüleraus- tauschmaßnahmen vertraglich verbindlich abgeschlossen werden, unabhängig davon, wann diese stattfinden sollen. Planungen für das kommende Schuljahr (2020/2021), die problemlos rückgängig gemacht bzw. kostenfrei storniert werden können, sind zulässig.
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II. Umgang mit Stornokosten
Infolge dieses dynamischen Prozesses um COVID-19 konnten und können Stornokosten aufgrund der vertraglichen Regelungen zwischen Reiseveranstalter/ Beförderungsunternehmen/ Beherbergungsbetrieben und den Erziehungsberechtigten/ volljährigen Schülerinnen und Schülern nicht in allen Fällen vermieden werden.
Der Bayerische Landtag hat daher zur Vermeidung von Härten bei Kap. 05 04 Tit. 681 01 einen Haushaltsansatz für „Billigkeitsleistungen nach Art. 53 BayHO aus Anlass der Absage von Schüleraustauschmaßnahmen und Klas- senfahrten wegen der Ausbreitung des Coronavirus“ bereitgestellt. Damit sollen als Nothilfe Aufwendungen für Stornokosten für nicht angetre- tene Schulfahrten sowie Schüleraustauschmaßnahmen erstattet wer- den, die aus Gründen des Gemeinwohls zur Vermeidung einer weiteren Aus- breitung des Coronavirus entstanden sind.
Hierzu werden folgende Umsetzungsbestimmungen getroffen: 1. Gegenstand der Leistungen – Berechtigte
Zur Vermeidung von persönlichen Härten gewährt der Freistaat Bayern im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel Billigkeitsleistungen für unver- meidbar entstandene bzw. entstehende Stornokosten für Schülerfahrten (vgl. Nr. 1 der KMBek „Durchführungshinweise zu Schülerfahrten“ vom 9. Juli 2010, KWMBl. S. 204) sowie für Schüleraustauschmaßnahmen (vgl. Nr. 2.1 der KMBek „Internationaler Schüleraustausch“ vom 26. Januar 2010, KWMBl. S. 71), die wegen des Coronavirus nicht angetreten wurden bzw. abgesagt werden.
Leistungsberechtigt sind Erziehungsberechtigte bzw. volljährige Schüle- rinnen und Schüler (zu verschiedenen Konstellationen wie z.B. lediglich an- gezahlten Fahrten o.ä. siehe im Folgenden), die im entsprechenden Erstat- tungsantrag versichern, die Erstattung von angefallenen oder anfallenden Stornokosten zur Vermeidung einer persönlichen Härte zu benötigen.
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Nicht erfasst sind Träger von Einrichtungen sowie Maßnahmen, deren Kos- ten bzw. etwaige Stornokosten über Dritte finanziert werden (denkbar z.B. Bundesagentur, Jugendherbergswerk, Erasmus+ u.a.), bei denen also die Kosten nicht von den Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schülern getragen werden.
Nicht erfasst sind ferner sonstige Schulveranstaltungen sowie private Ab- schlussfahrten, private Sprachkurse im Ausland, individuelle Auslandsjahre u.ä..
Die Leistung bezieht dem Grunde nach alle bayerischen Schulen, d.h. auch kommunale Schulen sowie Schulen in privater Trägerschaft ein.
Ein Rechtsanspruch auf die Billigkeitsleistungen besteht nicht.
Für Lehrkräfte gelten die allgemeinen Regelungen über Dienstreisen.
2. Voraussetzungen und Höhe der Unterstützung
Wurden bzw. werden Schülerfahrten oder Schüleraustauschmaßnahmen wegen des Coronavirus nicht angetreten bzw. abgesagt, werden die vom Vertragspartner (z.B. Reiseveranstalter, Transportunternehmen) in Rech- nung gestellten berechtigten und zur Vermeidung von persönlichen Här- ten geltend gemachten Stornierungskosten vom Freistaat Bayern über- nommen.
Für die Beurteilung der Kosten als berechtigt gilt Folgendes:
- Zunächst ist zu eruieren, ob eine kostenfreie Stornierung möglich ist. Dies kann u.a. der Fall sein, wenn nach den konkreten Buchungsbedin- gungen bei einer frühzeitigen Stornierung keine Stornokosten anfallen, oder wenn Kulanz gewährt wird. Bei Auslandsreisen sind ggf. etwaige Reisewarnungen des Auswärtigen Amtes relevant; dies gilt insbesondere
für Pauschalreiseverträge.
- Mögliche Ansprüche gegenüber Reiserücktrittsversicherungen sind
vorrangig geltend zu machen.
- Es gilt eine allgemeine Schadensminderungspflicht. Das heißt, es be-
steht die Verpflichtung, gegenüber den Vertragspartnern auf den Abzug bzw. die Rückzahlung ersparter Aufwendungen hinzuwirken. In diesem
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Kontext ist darauf hinzuweisen, dass die staatlichen Erstattungsleistun- gen als Billigkeitsleistung an betroffene Erziehungsberechtigte bzw. voll- jährige Schülerinnen und Schüler konzipiert sind; sie sind insofern von den als Wirtschaftsförderung ausgewiesenen Soforthilfeprogrammen für Unternehmen u.a. abzugrenzen.
Hilfreiche Hinweise zu Stornierungsfragen etc. finden sich z.B. unter www.verbraucherzentrale.de. Sie als Schulleiterin bzw. Schulleiter können selbstverständlich keine vertiefte rechtliche Prüfung möglicher Ansprüche durchführen. Von zusätzlichen kostenintensiven Maßnahmen wie z.B. der Einschaltung von Rechtsanwälten ist abzusehen. Ihre Aufgabe besteht darin, die Möglichkeiten zur Reduzierung der Stornokosten und dabei insbeson- dere die oben genannten drei Punkte anhand der Ihnen vorliegenden Reise- unterlagen zu prüfen, Ihre entsprechenden Bemühungen gegenüber den Vertragspartnern sowie deren Reaktion zu dokumentieren sowie die ent- sprechenden Belege zum Nachweis vorzuhalten (vgl. unter Nr. 3).
Voraussetzung ist ferner eine von den Erziehungsberechtigten bzw. voll- jährigen Schülerinnen und Schülern unterzeichnete Versicherung, dass sie die Erstattung der auf sie entfallenden Stornokosten zur Vermeidung persönlicher Härten beantragen (vgl. beigefügtes Formular). Im Antrag werden die Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler zudem darauf hingewiesen, dass die Billigkeitsleistung zurückgefor- dert wird, wenn die Gewährung der Leistung auf falschen oder unvollständi- gen Angaben bei der Antragstellung beruht.
Die Kostenübernahme des Landes ist in jedem Fall auf die Kosten begrenzt, die dadurch entstehen, dass die Reise am bereits gebuchten Termin nicht durchgeführt werden kann oder konnte. Damit sind die mit der ursprüngli- chen Reise verbundenen Kosten die Obergrenze für eine Kostenübernahme durch das Land, also Stornokosten von höchstens 100 Prozent des Reise- preises. Dies bedeutet z.B. konkret für die Anfangsphase der Ausbreitung von Covid-19, dass bei einer Umbuchung einer Reise von einem Risikoge- biet in ein Nichtrisikogebiet nicht die eventuell höheren Kosten der Alterna- tivreise erstattet werden können, sofern diese die Stornokosten der bisheri- gen Reise übersteigen
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3. Verfahren,Nachweise
Die Abwicklung der Billigkeitsleistungen erfolgt über das Bayerische Lan-
desamt für Schule in den nachfolgend erläuterten Verfahrensschritten.
(1) Kostenaufstellung
Zunächst stellen Sie die berechtigten Stornokosten (s.o. Nr. 2) für die an Ihrer Schule wegen der Ausbreitung des Coronavirus nicht angetretenen bzw. abgesagten Schülerfahrten und Schüleraustauschmaßnahmen je Fahrt bzw. Maßnahme zusammen.
(2) Abfrage bei Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülern Bitte leiten Sie das beigefügte Formular an die betroffenen Teilnehmer wei- ter. Das Formular ist von allen Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schülern ausgefüllt und unterzeichnet innerhalb von längstens zwei Wochen nach Ausgabe an Sie zurückzuleiten. Diejeni- gen, die zur Vermeidung einer persönlichen Härte eine Erstattung der Stornokosten beantragen, geben dies im Antrag durch Ankreuzen an. Bitte berücksichtigen Sie beim Ausgabezeitpunkt ggf. Ferienzeiten und prüfen Sie nach Rückleitung, ob die Anträge vollständig ausgefüllt und unterzeichnet sind.
Die ausgefüllten Formulare sowie die den Kostenaufstellungen zugrunde liegenden Rechnungen und Belege sind in den Schulen fünf Jahre lang aufzubewahren (es besteht u.a. ein Prüfungsrecht des Bayerischen Obers- ten Rechnungshofes).
Aus den gestellten Anträgen ergibt sich je Schülerfahrt bzw. -austauschmaß- nahme die für die staatliche Kostenerstattung zu meldende (Gesamt-) Summe (Erstattungsbetrag).
Dieses Antragsverfahren ist unabhängig davon durchzuführen, ob die Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler die Rei- sekosten bereits beglichen haben oder nicht.
Wir bitten um Verständnis, dass dieses Verfahren erforderlich ist um der kla- ren Zweckbestimmung der Haushaltsmittel als Billigkeitsleistung Rechnung zu tragen und ein möglichst einheitliches Vorgehen sicherzustellen.
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(3) Meldung der Erstattungsbeträge an das Landesamt
Für die Meldung wurde ein Online-Verfahren konfiguriert. Ihre Meldung kön- nen Sie – ab dem 15. April 2020 – direkt über das Bayerische Schulportal unter https://portal.schulen.bayern.de eingeben. Melden Sie sich dort wie ge- wohnt mit Ihrer 4-stelligen Schulnummer und Ihrem Kennwort an.
Bitte beachten Sie: Das Schulportal ist nur erreichbar von Rechnern, auf de- nen das Zertifikat installiert ist, die also auch Zugang zum OWA-Postfach haben.
Sie finden sodann die Eingabemaske hinter dem Menüpunkt „Umfragen“ unter der Bezeichnung „Meldung der Erstattungsbeträge ‚Coronavirus-be- dingte Absage von Schülerfahrten und Schüleraustauschmaßnahmen‘“. Eine Übermittlung per Schreiben, E-Mail oder Fax ist nicht möglich.
Mit der Meldung bestätigen Sie, dass
- es sich bei den angegebenen Kosten ausschließlich um Kosten handelt,
die aufgrund der Coronavirus-bedingten Stornierung von Schülerfahrten
oder Schüleraustauschmaßnahmen entstanden sind,
- Sie sich entsprechend der Erläuterungen in diesem Schreiben (vgl. oben
Nr. 2) um eine Reduzierung der Stornokosten bemüht und dies entspre-
chend dokumentiert haben,
- dem angegebenen Erstattungsbetrag die Anträge von Erziehungsbe-
rechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schülern zugrunde liegen, die nach entsprechender Abfrage zur Vermeidung von persönlichen Här- ten gestellt wurden.
Zur Verfahrenserleichterung und Reduzierung der Zahlungsvorgänge bitten wir, die Erstattungsanträge für alle abgesagten Schülerfahrten bzw. -aus- tauschmaßnahmen der Schule zusammengefasst einzureichen.
Die Meldungen müssen bis spätestens 1. August 2020 erfolgen (Hinweis: Aus technischen Gründen ist im Portal ggf. ein kürzerer Eintragungszeitraum angegeben, um mehrere Auszahlungstermine ermöglichen zu können).
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(4) Zahlungen
Die Schulen geben dem Landesamt eine für die Abwicklung schulischer Ver- anstaltungen eingerichtete Bankverbindung an; an staatlichen Schulen können die Zahlungen über das staatliche Schulkonto nach § 25 BaySchO – soweit vorhanden – abgewickelt werden.
Das Staatsministerium weist dem Landesamt die Mittel zur Auszahlung an die Schulen zu. Das Landesamt wird den Schulen die jeweiligen Billigkeits- leistungen in einer Summe auszahlen (Überweisung auf das angegebene Konto).
Die Schulen zahlen die Erstattungsbeträge anteilig an die Antragsteller aus, die ihren Anteil für die Reise bereits gezahlt (ggf. angezahlt) haben. Soweit noch keine Zahlungen oder ggf. nur Anzahlungen für die Reise geleistet wurden, begleichen die Schulen die in Rechnung gestellten Stor- nokosten aus den Zahlungen des Landesamts für die beantragten Billigkeits- leistungen und den eingezahlten Kostenanteilen der Erziehungsberechtig- ten und volljährigen Schülerinnen und Schüler, die keinen Erstattungsantrag gestellt haben.
Da Ihnen als Schulleiter(in) bzw. den von Ihnen ggf. mit der Durchführung der Schulfahrten beauftragten Lehrkräften keine gesonderten Finanzmittel zur Begleichung der in Rechnung gestellten Stornokosten zu Verfügung ste- hen, ist dafür Sorge zu tragen, dass diejenigen Erziehungsberechtigten bzw. volljährigen Schülerinnen und Schüler, die im Formular keine Erstattung be- antragt haben, ihren Reise- oder Stornokostenanteil rechtzeitig der Schule zuleiten, damit die Schule die von den Vertragspartnern in Rechnung gestell- ten Stornokosten begleichen kann.
Sollten Antragsteller vom Reiseveranstalter oder sonstigen für die Erbrin- gung der Reiseleistungen verantwortlichen Dritten noch Rückerstattungen erhalten, haben sie dies der Schule anzuzeigen, die wiederum das Landes- amt für Schule informiert. Die Billigkeitsleistung ist (ggf. anteilig) nach Auffor- derung durch das Landesamt dem Freistaat Bayern zurückerstatten.
4. Sonderfälle
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Sollten in Einzelfällen Stornokosten im weiteren Sinne entstanden sein, weil
- z.B. Reisegruppen aufgrund von Reisebeschränkungen im Ausland nicht auf dem ursprünglich vorgesehenen Rückreiseweg nach Deutsch-
land zurückgelangen konnten, und
- diese Kosten nicht anderweitig (z.B. über das Auswärtige Amt oder eine
Reiseabbruchversicherung) übernommen werden,
wenden Sie sich bitte zunächst an Ihre zuständige Schulaufsichtsbehörde.Wir hoffen, dass mit diesem Verfahren und den Umsetzungshinweisen die wesentlichen Fallkonstellationen abgedeckt sind. Wir sind uns bewusst, dass die Abwicklung für die Schulen Aufwand bedeutet. Mit dem vorgesehenen Verfahren wurde aber eine Lösung gefunden, die zum einen einheitlich ist und zum anderen den Verwaltungsaufwand auf die Betroffenen verteilt und zugleich möglichst gering hält. Für Ihre Mitwirkung bereits im Voraus herzli- chen Dank.
Überdies hoffen wir natürlich auf eine weitere Entwicklung, die im kommen- den Schuljahr die Durchführung der schulischen Fahrtenprogramme und Schüleraustauschmaßnahmen wieder wie geplant zulässt!
Mit freundlichen Grüßen gez. Stefan Graf Ministerialdirigent